Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Última actualización: 15/12/2025

Esta Política (la “Política”) establece las reglas bajo las cuales Pluriversa S.A.S. BIC (operadora de Escuela SUR) realiza el tratamiento de datos personales de personas usuarias, estudiantes, compradores/as, beneficiarios/as de tarjetas regalo, aliados, proveedores y demás titulares.

Esta Política se articula con: (i) los Términos y Condiciones de Escuela SUR y (ii) la Política de Reembolsos y Devoluciones, porque para prestar el Servicio y gestionar pagos, accesos, PQRS, reembolsos, retracto y reversión del pago, es necesario tratar ciertos datos personales.

1) Responsable del tratamiento y canales oficiales

1.1 Responsable del tratamiento

Pluriversa S.A.S. BIC (Escuela SUR)
NIT: 901897345-3
Domicilio: Medellín, Colombia

1.2 Canal único de soporte y PQRS (incluye solicitudes de datos personales): Canal de Soporte

1.3 Contacto legal / privacidad (no es canal de soporte)

Para notificaciones de autoridades, requerimientos formales o asuntos legales de privacidad: legal@pluriversa.org.

Para proteger a los titulares, Escuela SUR podrá solicitar verificación razonable de identidad y/o que la solicitud sea consistente con el correo usado en la compra (en coherencia con los T&C).

2) Marco normativo aplicable

El tratamiento de datos personales se rige por la normativa colombiana de protección de datos, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, así como reglas sobre Aviso de Privacidad.

3) Definiciones

• Titular: persona natural a la que pertenecen los datos personales.
• Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad o puede generar discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento (Pluriversa / Escuela SUR).
• Encargado: tercero que trata datos por cuenta del Responsable (p. ej., hosting, plataforma educativa, pasarela de pago, analítica).

4) Principios que aplicamos

Escuela SUR trata datos personales conforme a principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5) Alcance

Esta Política aplica al tratamiento realizado por Escuela SUR a través de:

• sitio web y plataforma educativa;
• procesos de compra/checkout, facturación/soportes y redención de tarjetas regalo;
• formularios (inscripción, soporte, encuestas);
• comunicaciones transaccionales (p. ej., confirmación de compra, acceso, restablecimiento de contraseña);
• herramientas de terceros usadas para prestar el Servicio.

6) Datos personales que tratamos

Tratamos únicamente datos pertinentes y necesarios según la interacción:

6.1 Identificación y contacto

Nombre, apellidos, correo electrónico, ciudad/país y datos mínimos necesarios para comunicación operativa.

6.2 Cuenta y acceso

Usuario, trazas de seguridad (p. ej., eventos de inicio de sesión), progreso académico y actividad asociada a tu cuenta.

6.3 Datos transaccionales y de soporte contable/tributario

Producto adquirido, fecha, valor, moneda, impuestos, estado del pedido, historial de reembolsos/ajustes, y datos necesarios para soportes y obligaciones legales.

6.4 Datos de pago

Los pagos se procesan con proveedores externos. Escuela SUR no almacena números completos de tarjetas; puede recibir confirmaciones, estados y referencias de transacción necesarias para conciliar y prestar el Servicio.

6.5 Datos de soporte (PQRS)

Contenido de solicitudes, evidencias adjuntas por el titular y trazabilidad del caso.

6.6 Datos de navegación (cookies y similares)

IP aproximada, navegador/dispositivo, cookies y métricas de uso (ver sección 13).

Escuela SUR no solicita datos sensibles como regla general. Si excepcionalmente se requieren, se informará su carácter facultativo y se pedirá autorización reforzada.

7) Finalidades del tratamiento

Usamos los datos para:

1. Prestación del Servicio educativo: registro, acceso a contenidos, sesiones en vivo, certificación, comunidad.
2. Gestión de compras e inscripciones: confirmación del pedido, habilitación de acceso, administración de cupos.
3. Pagos, reembolsos y garantías: conciliación, devoluciones, reubicaciones y aplicación de Política de Reembolsos; gestión de retracto y reversión del pago cuando aplique.
4. Soporte y PQRS: atención y trazabilidad (incluida verificación de identidad para prevenir suplantación).
5. Comunicaciones transaccionales: confirmaciones, accesos, cambios operativos, restablecimiento de contraseña.
6. Comunicaciones comerciales (solo con autorización): novedades, lanzamientos y contenidos (con opción de darse de baja).
7. Seguridad y antifraude: prevenir accesos indebidos, compartición de cuentas, reventa, extracción masiva de contenidos y abuso de garantías (alineado con T&C).
8. Mejora del Servicio: métricas y analítica para mejorar experiencia, contenidos y calidad.

Regla: no vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales para fines ajenos a estas finalidades.

8) Autorización del titular y bases de legitimación

Como regla general, Escuela SUR obtiene autorización previa, expresa e informada para tratar datos personales. La autorización puede recabarse mediante:

• casillas de aceptación (checkbox) en registro/checkout;
• formularios;
• y/o conductas inequívocas compatibles con el servicio solicitado (por ejemplo, completar la compra y crear cuenta).

Importante: si el titular no autoriza el tratamiento mínimo necesario, Escuela SUR puede no estar en capacidad de crear cuenta, habilitar accesos, emitir certificados o tramitar reembolsos (porque estas operaciones requieren validar identidad y transacción).

9) Derechos del titular

El titular podrá ejercer, en los términos de la ley: conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos, revocar la autorización, solicitar prueba de autorización, ser informado del uso, y presentar queja ante la SIC una vez cumpla el requisito de procedibilidad.

10) Procedimiento para ejercer derechos (consultas y reclamos)

10.1 Canal único

Toda solicitud debe radicarse por el Canal de Soporte.

10.2 Contenido mínimo de la solicitud

Nombre del titular, correo asociado, descripción clara, y documentos soporte si aplica. Escuela SUR puede pedir verificación razonable de identidad.

10.3 Tiempos de respuesta (Ley 1581)

• Consultas: máximo 10 días hábiles (con posibilidad de extensión legal informada). 
• Reclamos: máximo 15 días hábiles (con posibilidad de extensión legal informada). 

10.4 Procedibilidad ante la SIC

El titular solo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.

11) Encargados (terceros) y compartición de datos

Escuela SUR puede compartir datos con encargados necesarios para operar el servicio (pasarelas de pago, hosting/cloud, plataforma educativa, correo transaccional, analítica, seguridad).
Los encargados solo pueden tratar la información para la finalidad contratada y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.

12) Transferencia y transmisión internacional

Al usar servicios cloud y herramientas de terceros, algunos datos pueden ser tratados o alojados fuera de Colombia. En esos casos, Escuela SUR procurará actuar conforme a las reglas aplicables, incluyendo restricciones y excepciones en materia de transferencia internacional cuando el país receptor no ofrezca nivel adecuado de protección.

13) Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies para:

• operación esencial (sesión, carrito, seguridad);
• preferencias;
• analítica y mejora;
• y eventualmente marketing (según configuración y consentimientos).

El titular puede gestionar cookies desde el navegador. Desactivarlas puede afectar funcionalidades del sitio/plataforma.

14) Seguridad de la información

Aplicamos medidas razonables administrativas, técnicas y organizacionales para proteger los datos (controles de acceso, mínimos privilegios, trazabilidad, etc.). Aun así, ningún sistema es 100% infalible; por eso la persona usuaria también debe proteger sus credenciales (en coherencia con los T&C).

15) Conservación, retención y supresión

Conservamos datos solo por el tiempo necesario para las finalidades y para cumplir obligaciones legales/contractuales.

Referencias de retención mínima frecuentes:

• Libros y papeles del comerciante: mínimo 10 años (Código de Comercio, art. 60). 
• Soportes para control tributario: mínimo 5 años (Estatuto Tributario, art. 632). 

Cuando proceda la supresión, podremos anonimizar o bloquear información, conservando lo estrictamente necesario para obligaciones legales, defensa de derechos y soporte de transacciones (por ejemplo, una compra/reembolso).

16) Datos sensibles y datos de menores

• Sensibles: no los solicitamos como regla general. Si se requieren, serán opcionales y con autorización reforzada; no condicionamos el Servicio a su entrega.
• Menores: los Servicios están orientados principalmente a mayores de edad. Si un menor participa, podremos exigir autorización del acudiente/representante y aplicar medidas reforzadas.

17) Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Si Escuela SUR se encuentra obligada (por ejemplo, sociedades con activos superiores a 100.000 UVT u otros supuestos aplicables), realizará el registro/actualización del RNBD conforme a la SIC.

18) Aviso de Privacidad

Escuela SUR pondrá a disposición del titular un Aviso de Privacidad con el contenido mínimo exigido y la forma de acceder a esta Política, de manera oportuna y a más tardar al momento de la recolección de los datos.

19) Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde su publicación. Escuela SUR podrá actualizarla por cambios legales, tecnológicos u operativos. La versión vigente estará disponible en el sitio/plataforma. Los cambios regirán hacia el futuro desde su publicación (coherente con los T&C), salvo que deban aplicarse por mandato legal.